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Il viaggio del Project Manager

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Qualche giorno fa leggevo un paio di post su LinkedIn di due contatti che seguo, Giampaolo Marucci e Cristiano Ottavian, in cui si parlava di Spingitori e Frenatori di progetti (che chissà perché mi riporta alla mente lo sketch di Vulvia-Guzzanti sugli spingitori di cavalieri , ma questa è un’altra storia… 🙂 ). Vi invito ad andare a leggere i post perché ne vale la pena. Eccoli qua e qua.

Per i più pigri, nei post si trae spunto dalla metafora sulla governance di progetto costruita sull’ idea del freno e dell’acceleratore di un’auto che, pur manovrati dallo stesso piede, riescono a modulare l’andamento del viaggio (il progetto, appunto) frenando , per evitare brutte conseguenze o pagarne lo scotto a seguito di rischi che si trasformano in problemi, o accelerando quando invece si individuano delle opportunità o, semplicemente, si “legge” bene la strada. Il PM ovviamente è il pilota, che all’occorrenza, se bravo, riesce anche ad usare la tecnica del punta-tacco, per mantenere sempre il motore al regime giusto… ma basta. Andate a leggervi i post e i commenti, sennò che li cito a fare? 🙂 .

In ogni caso… Tutto questo mi ha dato lo spunto per riflettere (e cercare di far riflettere) su un argomento collegato. Sto parlando del viaggio in sé.

Sembra una sciocchezza ma non lo è. Pensiamoci un attimo. Secondo voi, cosa conta davvero in un viaggio? Mi immagino che stiate già tentando di rispondere. I bagagli? La benzina? il navigatore? Gli autogrill (in particolar modo i servizi igienici…) sul percorso?

Vi dico la mia. Sono tutte cose importantissime, ma per me in un viaggio quello che davvero conta è come lo vivo e soprattutto quello che incontro nel mio percorso. Se il mio obiettivo è arrivare a destinazione, qualunque essa sia, cercherò di arrivarci in tempo, riposato e pronto per quello che dovrò fare una volta arrivato. Possibilmente, se il panorama lo merita, cercherò anche di godermelo.

Non solo: quello che c’è fuori dal mio abitacolo influenzerà positivamente o negativamente il mio stato d’animo durante il tragitto. Una bella giornata primaverile avrà sicuramente un impatto positivo su di me, rispetto a ciò che potrà suscitare una giornata uggiosa, o peggio, satura di nebbia da non vedere oltre la punta del proprio naso, a tal punto da costringermi a stare ben sotto il limite di velocità.

In ogni caso, ciò che accade fuori dal mio abitacolo non posso controllarlo. Posso sicuramente accorgermi che ci sono dei limiti da rispettare, verificando la presenza di segnaletica sul tragitto, oppure posso accorgermi che si è accesa la spia del carburante o quella della pressione delle gomme (se c’è..) dando un occhio al cruscotto. Non posso però controllare il tempo, né lo stato della carreggiata o la presenza di lavori lungo il percorso. Al limite se piove tiro su la capote (sì, mi piace il Duetto dell’Alfa) o se ci sono buche cerco una strada alternativa.

Mi direte: si, beh, e allora? Il fatto è che se uno ci pensa, un bel viaggio non dipende quasi mai da quello che si rileva quando si percorre la strada pianificata, o quella che solitamente si fa. Mica dipende da quanta benzina avete nel serbatoio o dalla velocità a cui state andando, a meno che non siate tra quelli che amano i problemi che derivano dall’essere incoscienti.

Un bel viaggio dipende solo da quello che accade al di là del parabrezza e del lunotto. Anzi, mi correggo: dipende da quanto scostamento c’è tra quello che mi aspetto che accada fuori dal mio abitacolo e ciò che realmente accade.

Qual’è la metafora in tutto questo? Beh… ce ne sono almeno due.

La prima è quella dell’ambito (lo Scope di Progetto). Quello che accade fuori del finestrino o tutto intorno a me. Quello io non posso controllarlo. Posso definirlo dall’inizio e pretendere che sia più o meno immutabile. Un bel viaggio in treno è così. Si sa quando si parte, si sa quando si arriva (più o meno… 🙂 ), si conoscono le fermate e il percorso. Tutt’al più cambiano i compagni di viaggio (gli attori del progetto, gli stakeholder), ma il panorama è quello che ci si aspetta di vedere. Un ambito di questo genere è perfetto per una pianificazione studiata a tavolino. Si calcolano gli scostamenti (di solito in ritardo…) , si fanno gli aggiustamenti del caso e alla fine, minuto più minuto meno, si arriva a destinazione. Ma tutto è pianificato dall’inizio. Questo è l’approccio tradizionale.

Posso anche non definirlo dall’inizio, il mio ambito. Se sono in auto o, come piace a me, in moto, magari so che devo arrivare a destinazione entro un certo orario, ma posso dividere il viaggio a tappe, fare un punto della situazione ad ogni tappa, ri-pianificare la tappa successiva, se è prevista neve evitare il passo e fare la strada a fondovalle, più lunga ma più sicura. Insomma, detta in termini da PM, mi adatto allo Scope change lungo il cammino perché scopro luoghi o faccio cose (implemento delle feature) interessanti. Magari mi accorgo anche di essere in ritardo e salto qualche visita a qualche museo, che tanto ci passo con calma quando ho tempo. Ovviamente alla fine forse mi costerà di più (e non è detto), ma avrò sicuramente “tirato più valore” da questa modalità, avendo tratto giovamento dal viaggio in maniera più profonda. Questo è l’approccio Agile ai progetti. E’ evidente che Agile non vuol dire veloce, come molti credono. Vuol dire che sono in grado di adattarmi ai cambiamenti di panorama, ambito, contesto o Scope, chiamatelo come volete, man mano che questo cambia e, appunto, godere di più del risultato finale perché ha per me e per i miei passeggeri un valore aggiunto che siamo disposti a riconoscere (in realtà è un tantino differente. I teorici Agile mi perdoneranno. So che sto facendo il “merge” di due figure distinte, ma è per amore di semplificazione).

E questa era la prima metafora.

La seconda è relativa al controllo. Guardare il cruscotto per sapere a che velocità state andando, o verificare che avete benzina ancora per 100 Km in realtà non vi è di nessun aiuto, se non guardate fuori e controllate il vostro contesto. Forse c’era un segnale di 60 all’ora e voi non l’avete visto e state andando bellamente a 130, oppure non vi siete accorti che il cartello indicava la prossima stazione di servizio a 150 Km. O anche che tra 50 Km siete arrivati a destinazione, perché no. Ecco: questo è il controllo. Non dovete assolutamente limitarvi a monitorare i vostri indici di performance, sempre che ne abbiate. Non serve a niente. Saper controllare un progetto significa essere in grado di capire se e di quanto ci si sta discostando dal consentito/pianificato e agire di conseguenza su quel freno e quell’acceleratore di cui parlavamo all’inizio. Monitorare non vuol dire controllare. Avete controllo se guardate fuori dal finestrino e sterzate in tempo per evitare il gatto che vi attraversa la strada. Tradotto in termini di Project Management, controllerete il Progetto se controllate l’evoluzione dello Scope e adattate la gestione di conseguenza, aggiornando i vostri piani, non solo quello dei Rischi, ma anche quelli della Qualità, degli Approvvigionamenti, delle Comunicazioni, dei Costi e delle Risorse. Lo Sponsor e gli Stakeholder ringrazieranno.

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