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Micromanagement & controlling: the true story

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Non sei mai soddisfatto dei risultati del tuo team? Non vuoi mai delegare? Se “si rompe” qualcosa nel tuo processo, riprendi istantaneamente tu il timone e lo gestisci fino a risolverlo? Ti servono update costanti e a cadenza stretta? Se hai risposto “sì” a queste quattro domande allora ti annuncio che sei malato di micromanagement.

Potrebbe accadere anche il contrario, eh… Sei uno che pensa che una mail di chiarimenti in più da parte di un tuo collega sia solo una perdita di tempo, ritieni di dover badare solo ai massimi sistemi, lasci, anzi pretendi che le persone nella tua azienda debbano risolvere i problemi che incontrano mettendoci “del proprio”, che tutti gli strumenti e le risorse a disposizione siano perfetti e più che sufficientti, e se qualcuno non fa quello che tu dici è solo perché non ha capito la tua VISIONE? In questo caso è probabile che tu sia un SOGNATORE.

Ma perché ti comporti così, o , se non sei tu, perché nei progetti a cui partecipi senti quest’aria “soffocante”, questa cappa di “umidità da report costante” che aleggia e permea l’ambiente in maniera così densa? E al tempo stesso, nonostante l’abbondanza di report e riunioni, non se ne viene a capo?

In realtà le motivazioni sono molteplici. Per spiegarlo vorrei fare riferimento a quest’ immagine:

è una semplice matrice 2×2 che dà l’idea della correlazione tra visione aziendale e controllo. Personalmente ne definisco i 4 quadranti con altrettante terminologie ben specifiche, che si commentano da sole. Non che abbia inventato nulla, eh… Se spulci un po’ in Internet troverai questa matrice cucinata in varie salse.

Come puoi vedere, il micromanager è colui che cerca il controllo a tutti i costi, senza avere una visione aziendale, perché non la sposa o non esiste oppure non gliel’hanno comunicata, è indifferente. Dall’altro lato della matrice c’è il sognatore, che vive solo per la visione, ma non ha alcun controllo, nel senso che non sa COME gestire la “Governance” (sic!) o non ha strumenti adeguati per farlo. L’imbelle, nel senso latino del termine, cioè l’inadatto a combattere, è dal canto suo colui che la Governance la subisce e non fa nulla per avere controllo sul compito assegnato, né partecipa alla visione aziendale. Per ultimo c’è il vero leader, colui che sa esattamente COSA vuole (la vision) e COME fare per averlo (il controllo).

L’appartenenza ad una di queste quattro categorie dipende essenzialmente da un mix di due fattori che interagiscono con la Vision e il Controllo: il grado di coinvolgimento nel Progetto (il “committment” ) e il grado di consapevolezza tecnica, di contesto e comportamentale (gli skill, hard e soft).

Se sei un Project Manager, o peggio ancora, un titolare di azienda, ma non ti riconosci in un vero leader per quanto ho scritto finora, allora hai un problema da risolvere ed è meglio che tu lo faccia prima che sia troppo tardi.

In realtà la soluzione a questo problema dipende esclusivamente da noi. Bisogna riconoscere, ad un certo punto, di avere delle lacune che non ci permettono di essere un vero leader, e bisogna colmarle in qualche modo.

Mi spiego meglio: se sei solo un sognatore visionario, allora probabilmente sei molto coinvolto ma poco skillato. La cosa che dovresti fare è fidarti degli altri, trasmettendo la tua visione ai tuoi collaboratori e delegandone l’attuazione a quelli che accettano che questa visione venga attuata, ma al tempo stesso sanno controllare le attività assegnate. Alla fine dei giochi qualcuno ti dovrà rendere conto delle proprie azioni. Per fare questo però devi avere le spalle abbastanza forti da poter sostenerne il costo, in termini di risorse e tempo. Non pensare di voler realizzare una visione se non hai a disposizione questi due elementi. Alternativamente forse sarebbe meglio che tu acquisissi , oltre a tempo e denaro, anche qualche reale conoscenza di Project Management, non solo per sentito dire, e ti dedicassi anima e corpo all’operatività della tua azienda, equilibrando il tuo sogno con qualcosa di più tangibile (obiettivi SMART), in maniera che non si trasformi in incubo.

Se viceversa sei un micromanager, è invece probabile che tu non stia sposando la visione della Governance (non sei realmente coinvolto) o che tu, esattamente come nel caso precedente, non abbia approfondito bene le tue conoscenze tecniche, di contesto e comportamentali (non hai un buon livello di hard e soft skill) e tenti di sopperire a questo limite con un continuo flusso di dati che tuttavia ti danno l’illusione di avere il controllo. E’ come guidare un’automobile: se hai preso la patente da poco, continuerai a guardare spesso il cruscotto cercando a tutti i costi anomalie nelle lievi variazioni di velocità, nei livelli di carburante o olio e nelle spie che non ti permetteranno di stare concentrato alla guida e di frenare in tempo all’occorrenza.

Restando in tema, sarai inoltre un imbelle se sei un semplice passeggero, possibilmente seduto su uno dei sedili posteriori di un autobus. Sai dove devi andare, ma non sei interessato alla guida né al percorso.

Quella del leader non te la illustro perché è troppo facile…:-)

Quello che sto dicendo è che in sostanza, il micromanager è l’alter ego del visionario sognatore. Pericoloso al pari di quest’ultimo, appare spesso quando in un’azienda la Governance è dedita solo alla Vision ed è completamente scollegata dalla realtà, dal budget, dalla fattibilità degli obiettivi e dal modo in cui questi vanno raggiunti. In entrambi i casi, che tu sia sognatore o micromanager, manca la consapevolezza di COME gestire i Progetti.

Soluzioni? Io vedo un solo fattore comune che possa far migliorare il sognatore visionario e il micromanager: l’aumento della conoscenza tecnica, di contesto e comportamentale (gli skill).

Se ti è possibile e non vuoi o non puoi impegnarti in prima persona, delega la gestione dei Progetti e dei processi della tua azienda a chi questa conoscenza la possiede, cercando di interferire il meno possibile. Chiedi solo il raggiungimento dell’ obiettivo, predisponi la disponibilità delle risorse e delega il resto.

Come vedi dunque, il micromanagement non è assolutamente imparentato con il controllo di Progetto. E’ esattamente l’opposto. E’ figlio della mancanza di gestione! Il micromanagement affonda la sua ragion d’essere in una cattiva Governance e nella non conoscenza dei processi aziendali, per cui prima di chiederti perché i tuoi manager tendono ad essere micromanager, chiediti cosa non funziona nella tua Governance e cosa fai per garantire dei processi aziendali chiari e condivisi. Forse sei un visionario sognatore?

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